© 2026 schoolict.net (Ruwan Mangala Suraweera)
6.6 Mail MergeMail Merge (තැපැල් ඒකාබද්ධ කිරීම)
G.C.E. O/L Grade 10 ICT · Lesson 6G.C.E. O/L ICT · 10 ශ්‍රේණිය · පාඩම 6
In this videoමේ වීඩියෝවේ
- Mail Merge makes many personalised documents.Mail Merge පුද්ගලීකරණය කළ ලේඛන බොහොමයක් සාදයි.
- Main document + data source.ප්‍රධාන ලේඛනය + දත්ත මූලාශ්‍රය.
- Fields, records and merge fields.Fields, records සහ merge fields.
- Six steps in the Mailings tab.Mailings tab හි පියවර හය.
- Outputs: letters, envelopes, labels.ප්‍රතිදාන: ලිපි, කවර, labels.
Notesසටහන්
Imagine the principal must send the same letter to 400 parents, each with the parent’s own name and the child’s marks. Typing 400 letters would take days. Mail Merge does it in minutes: it combines one main document (the letter) with a data source (a list of names and details) to make many personalised letters, envelopes or labels. In this note you will learn the document types, the main document, the data source, merge fields, the steps of Mail Merge, and its outputs.විදුහල්පතිතුමාට එකම ලිපිය දෙමාපියන් 400කට, එක් එක් දෙමාපියාගේ නම සහ දරුවාගේ ලකුණු සමඟ යැවිය යුතු යැයි සිතන්න. ලිපි 400ක් type කිරීමට දින ගණනක් ගතවේ. Mail Merge මිනිත්තු කිහිපයකින් එය කරයි: එය එක් ප්‍රධාන ලේඛනයක් (ලිපිය) දත්ත මූලාශ්‍රයක් (නම් සහ විස්තර ලැයිස්තුවක්) සමඟ ඒකාබද්ධ කර පුද්ගලීකරණය කළ ලිපි, ලියුම් කවර හෝ labels බොහොමයක් සාදයි. මෙම සටහනෙන් ලේඛන වර්ග, ප්‍රධාන ලේඛනය, දත්ත මූලාශ්‍රය, merge fields, Mail Merge පියවර, සහ එහි ප්‍රතිදාන ඉගෙන ගනිමු.
1. What is Mail Merge?1. Mail Merge යනු කුමක්ද?
Mail Merge is a word processor feature that combines a main document with a data source to produce many personalised documents automatically. The common text is typed once; only the changing details (name, address, marks) come from the data source.Mail Merge යනු ප්‍රධාන ලේඛනයක් දත්ත මූලාශ්‍රයක් සමඟ ඒකාබද්ධ කර ස්වයංක්‍රීයව පුද්ගලීකරණය කළ ලේඛන බොහොමයක් නිපදවන වදන සකසන විශේෂාංගයකි. පොදු පෙළ එක් වරක් type කෙරේ; වෙනස් වන විස්තර (නම, ලිපිනය, ලකුණු) පමණක් දත්ත මූලාශ්‍රයෙන් පැමිණේ.
2. The three parts2. කොටස් තුන
| NameName | AddressAddress | MarksMarks |
|---|---|---|
| Nimal PereraNimal Perera | 12, Lake Rd, Kandy12, Lake Rd, Kandy | 7878 |
| Sara FernandoSara Fernando | 5, Temple St, Galle5, Temple St, Galle | 9191 |
| Kasun SilvaKasun Silva | 8, Main St, Matara8, Main St, Matara | 6565 |
This data source has 3 fields (columns) and 3 records (rows), so the merge makes 3 letters.මෙම දත්ත මූලාශ්‍රයේ fields 3ක් (තීරු) සහ records 3ක් (පේළි) ඇති බැවින් merge මගින් ලිපි 3ක් සෑදේ.
3. Document types (outputs)3. ලේඛන වර්ග (ප්‍රතිදාන)
| Typeවර්ගය | Exampleඋදා |
|---|---|
| Lettersලිපි | Results letters to parents, invitations, certificatesදෙමාපියන්ට ප්‍රතිඵල ලිපි, ආරාධනා, සහතික |
| Envelopesලියුම් කවර | Each envelope printed with a different addressඑක් එක් කවරයේ වෙනස් ලිපිනයක් මුද්‍රණය |
| LabelsLabels | Address labels, name tags, book labels on one sheetඑක් පත්‍රයක ලිපින labels, නාම පටි, පොත් labels |
| E-mail messagesE-mail පණිවිඩ | Personalised e-mails sent through OutlookOutlook හරහා යවන පුද්ගලීකරණය කළ e-mails |
| DirectoryDirectory | One list of all records, e.g. a class phone listසියලු records ලැයිස්තුවක්, උදා පන්ති දුරකථන ලැයිස්තුව |
4. Steps of Mail Merge (MS Word)4. Mail Merge පියවර (MS Word)
- 1. Select document type: Mailings → Start Mail Merge → Letters / Envelopes / Labels.1. ලේඛන වර්ගය තෝරන්න: Mailings → Start Mail Merge → Letters / Envelopes / Labels.
- 2. Type the main document (the common text).2. ප්‍රධාන ලේඛනය type කරන්න (පොදු පෙළ).
- 3. Select recipients (data source): Type a New List, Use an Existing List (Excel/CSV) or Outlook Contacts.3. ලබන්නන් තෝරන්න (දත්ත මූලාශ්‍රය): Type a New List, Use an Existing List (Excel/CSV) හෝ Outlook Contacts.
- 4. Insert merge fields: Insert Merge Field → «Name», «Marks», or Address Block / Greeting Line.4. Merge fields ඇතුළු කරන්න: Insert Merge Field → «Name», «Marks», හෝ Address Block / Greeting Line.
- 5. Preview results to check each letter (use the arrows to move between records).5. Preview Results මගින් එක් එක් ලිපිය පරීක්ෂා කරන්න (records අතර යාමට ඊතල භාවිත කරන්න).
- 6. Finish & Merge → Edit Individual Documents (new file), Print Documents, or Send Email Messages.6. Finish & Merge → Edit Individual Documents (නව ගොනුව), Print Documents, හෝ Send Email Messages.
5. Advantages5. වාසි
- Saves time – type the letter once.කාලය ඉතිරි වේ – ලිපිය එක් වරක් type කරන්න.
- Fewer mistakes – details come straight from the list.වැරදි අඩුයි – විස්තර ලැයිස්තුවෙන් සෘජුවම පැමිණේ.
- Each letter looks personal.සෑම ලිපියක්ම පෞද්ගලික ලෙස පෙනේ.
- The same data source can be reused for letters, envelopes and labels.එකම දත්ත මූලාශ්‍රය ලිපි, කවර සහ labels සඳහා නැවත භාවිත කළ හැක.
Key Wordsප්‍රධාන පද
Sample Q&Aආදර්ශ ප්‍රශ්න සහ පිළිතුරු
1What is Mail Merge?Mail Merge යනු කුමක්ද?
2Name the two documents needed for Mail Merge.Mail Merge සඳහා අවශ්‍ය ලේඛන දෙක නම් කරන්න.
3What is a merge field? Give an example.Merge field යනු කුමක්ද? උදාහරණයක් දෙන්න.
4Difference between a field and a record?Field සහ record අතර වෙනස?
5Give three outputs of Mail Merge.Mail Merge හි ප්‍රතිදාන තුනක් දෙන්න.
6Give two advantages of Mail Merge.Mail Merge හි වාසි දෙකක් දෙන්න.
MCQබහුවරණ ප්‍රශ්න
Choose the correct answer for each question.සෑම ප්‍රශ්නයකටම නිවැරදි පිළිතුර තෝරන්න.
1Mail Merge combines a main document with a…Mail Merge ප්‍රධාන ලේඛනයක් ඒකාබද්ධ කරන්නේ…
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C
Main document + data source.ප්‍රධාන ලේඛනය + දත්ත මූලාශ්‍රය.
2The text that is the same in every letter is in the…සෑම ලිපියකම සමාන පෙළ ඇත්තේ…
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A
Common text = main document.පොදු පෙළ = ප්‍රධාන ලේඛනය.
3«Name» in a letter is a…ලිපියක «Name» යනු…
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: D
Placeholder for data.දත්ත සඳහා placeholder.
4In a data source, one row is called a…දත්ත මූලාශ්‍රයක එක් පේළියක්…
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B
Row = record, column = field.පේළිය = record, තීරුව = field.
5In a data source, one column (e.g. Address) is a…දත්ත මූලාශ්‍රයක එක් තීරුවක් (උදා Address)…
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: D
Column = field.තීරුව = field.
6A data source has 25 records. How many letters does the merge make?දත්ත මූලාශ්‍රයක records 25ක් ඇත. Merge මගින් ලිපි කීයක් සෑදේද?
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B
One letter per record.Record එකකට එක් ලිපියක්.
7Which can NOT be used as a data source?දත්ත මූලාශ්‍රයක් ලෙස භාවිත කළ නොහැක්කේ කුමක්ද?
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: D
Data sources are tables/lists.දත්ත මූලාශ්‍ර වගු/ලැයිස්තු වේ.
8In MS Word, Mail Merge commands are on the…MS Word හි Mail Merge විධාන ඇත්තේ…
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C
Mailings tab.Mailings tab.
9The FIRST step of Mail Merge in Word is…Word හි Mail Merge හි පළමු පියවර…
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A
Start Mail Merge → type.Start Mail Merge → වර්ගය.
10Which step lets you check letters with real data before finishing?අවසන් කිරීමට පෙර සැබෑ දත්ත සමඟ ලිපි පරීක්ෂා කිරීමට ඉඩ දෙන පියවර කුමක්ද?
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A
Preview Results.Preview Results.
11Printing many addresses on one sticker sheet uses Mail Merge for…එක් ස්ටිකර් පත්‍රයක ලිපින බොහොමයක් මුද්‍රණයට Mail Merge භාවිත කරන්නේ…
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C
Labels.Labels.
12In LibreOffice Writer, Mail Merge is found at…LibreOffice Writer හි Mail Merge ඇත්තේ…
✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B
Tools menu.Tools මෙනුව.
MCQ answer keyMCQ පිළිතුරු
- C – Main document + data source.ප්‍රධාන ලේඛනය + දත්ත මූලාශ්‍රය.
- A – Common text = main document.පොදු පෙළ = ප්‍රධාන ලේඛනය.
- D – Placeholder for data.දත්ත සඳහා placeholder.
- B – Row = record, column = field.පේළිය = record, තීරුව = field.
- D – Column = field.තීරුව = field.
- B – One letter per record.Record එකකට එක් ලිපියක්.
- D – Data sources are tables/lists.දත්ත මූලාශ්‍ර වගු/ලැයිස්තු වේ.
- C – Mailings tab.Mailings tab.
- A – Start Mail Merge → type.Start Mail Merge → වර්ගය.
- A – Preview Results.Preview Results.
- C – Labels.Labels.
- B – Tools menu.Tools මෙනුව.
Structured Questionsව්‍යුහගත ප්‍රශ්න
1(i) What is Mail Merge? (2 marks)
(ii) Name the two documents combined in Mail Merge. (2 marks)(i) Mail Merge යනු කුමක්ද? (ලකුණු 2)
(ii) Mail Merge හි ඒකාබද්ධ වන ලේඛන දෙක නම් කරන්න. (ලකුණු 2) (4 marksලකුණු 4)
Show model answerආදර්ශ පිළිතුර පෙන්වන්න
2Draw a diagram to show how Mail Merge produces letters.Mail Merge මගින් ලිපි නිපදවන ආකාරය පෙන්වීමට රූප සටහනක් අඳින්න. (4 marksලකුණු 4)
Show model answerආදර්ශ පිළිතුර පෙන්වන්න
3A data source has the columns StudentName, Grade, Marks and 30 rows. (i) How many fields? (ii) How many records? (iii) How many letters?දත්ත මූලාශ්‍රයක StudentName, Grade, Marks තීරු සහ පේළි 30ක් ඇත. (i) Fields කීයද? (ii) Records කීයද? (iii) ලිපි කීයද? (3 marksලකුණු 3)
Show model answerආදර්ශ පිළිතුර පෙන්වන්න
4Write the steps of Mail Merge in MS Word in order.MS Word හි Mail Merge පියවර අනුපිළිවෙළින් ලියන්න. (5 marksලකුණු 5)
Show model answerආදර්ශ පිළිතුර පෙන්වන්න
5The school sends sports-meet invitations to 200 parents and needs envelopes too. Explain how Mail Merge helps and one privacy rule.පාසල දෙමාපියන් 200කට ක්‍රීඩා උළෙල ආරාධනා යවන අතර කවර ද අවශ්‍යයි. Mail Merge උදව් වන ආකාරය සහ එක් පෞද්ගලිකත්ව නීතියක් පැහැදිලි කරන්න. (4 marksලකුණු 4)
Show model answerආදර්ශ පිළිතුර පෙන්වන්න
🎮 Game🎮 ක්‍රීඩා
Summary & Downloadsසාරාංශය සහ බාගත කිරීම්
Key pointsප්‍රධාන කරුණු
- Mail Merge = main document + data source → many personalised documents.Mail Merge = ප්‍රධාන ලේඛනය + දත්ත මූලාශ්‍රය → පුද්ගලීකරණය කළ ලේඛන බොහොමයක්.
- The main document holds the common text and merge fields.ප්‍රධාන ලේඛනය පොදු පෙළ සහ merge fields දරයි.
- Data source: Word table, Excel, CSV, Outlook contacts, Access.දත්ත මූලාශ්‍රය: Word වගුව, Excel, CSV, Outlook contacts, Access.
- Column = field; row = record; one output per record.තීරුව = field; පේළිය = record; record එකකට එක් ප්‍රතිදානයක්.
- Merge fields like «Name» are replaced by data.«Name» වැනි merge fields දත්තවලින් ප්‍රතිස්ථාපනය වේ.
- Outputs: letters, envelopes, labels, e-mails, directory.ප්‍රතිදාන: ලිපි, කවර, labels, e-mails, directory.
- Steps: type → main document → recipients → fields → preview → Finish & Merge.පියවර: වර්ගය → ප්‍රධාන ලේඛනය → ලබන්නන් → fields → preview → Finish & Merge.
- Saves time, reduces errors; protect personal data.කාලය ඉතිරි කරයි, වැරදි අඩු කරයි; පුද්ගලික දත්ත ආරක්ෂා කරන්න.
Downloadsබාගත කිරීම්
Full Lesson 6 PDFසම්පූර්ණ පාඩම 6 PDF: English · සිංහල
Next: Lesson 6 O/L Exam Practiceඊළඟට: පාඩම 6 O/L විභාග පුහුණුව →