Spreadsheet Software: Features and GUI

7.1 Spreadsheet Software: Features, Uses and the GUIපැතුරුම්පත් මෘදුකාංග: විශේෂාංග, භාවිත සහ GUI

G.C.E. O/L Grade 10 ICT · Lesson 7G.C.E. O/L ICT · 10 ශ්‍රේණිය · පාඩම 7

Prints all tabs in the language you are reading. Use “Save as PDF” in the print window to keep a copy.ඔබ කියවන භාෂාවෙන් සියලු tabs මුද්‍රණය වේ. පිටපතක් තියාගන්න print window එකේ “Save as PDF” තෝරන්න.

🎬Video coming soon in this language. Switch language to watch the other video.මේ භාෂාවෙන් වීඩියෝව ඉක්මනින් එනවා. අනෙක් වීඩියෝව බලන්න භාෂාව මාරු කරන්න.

In this videoමේ වීඩියෝවේ

A spreadsheet organises numbers in rows and columns and calculates.Spreadsheet එකක් අංක පේළි සහ තීරුවල සංවිධානය කර ගණනය කරයි.
Examples: MS Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets.උදා: MS Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets.
A workbook contains worksheets (sheet tabs).Workbook එකක worksheets (sheet tabs) ඇත.
GUI: ribbon, Name Box, formula bar, headings, active cell, status bar.GUI: ribbon, Name Box, formula bar, headings, active cell, status bar.
Cloud co-authoring and responsible use of AI tools.Cloud co-authoring සහ AI මෙවලම් වගකීමෙන් භාවිතය.

ExcelCalcGoogle SheetsWorkbookName BoxFormula barCopilot

Notesසටහන්

An electronic spreadsheet is application software that stores data in a grid of rows and columns and does calculations automatically. When a number changes, every formula that uses it is recalculated at once. In this note you will learn what spreadsheets are used for, name popular programs (MS Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets) and identify the parts of the window: ribbon, Name Box, formula bar, column and row headings, cells, active cell, sheet tabs and status bar.විද්‍යුත් පැතුරුම්පතක් යනු දත්ත පේළි සහ තීරු සහිත ජාලයක ගබඩා කර ගණනය කිරීම් ස්වයංක්‍රීයව කරන යෙදුම් මෘදුකාංගයකි. අංකයක් වෙනස් වූ විට එය භාවිත කරන සියලු සූත්‍ර එකවරම නැවත ගණනය වේ. මෙම සටහනෙන් පැතුරුම්පත් භාවිත, ජනප්‍රිය මෘදුකාංග (MS Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets) සහ කවුළුවේ කොටස් වන ribbon, Name Box, formula bar, තීරු සහ පේළි ශීර්ෂ, cells, active cell, sheet tabs සහ status bar හඳුනා ගනිමු.

1. What is a spreadsheet?1. පැතුරුම්පතක් යනු කුමක්ද?

A paper spreadsheet is a large sheet ruled into rows and columns, used by accountants. An electronic spreadsheet does the same on a computer, but it can calculate, sort, draw charts and recalculate automatically. One file is called a workbook; each page inside it is a worksheet (sheet).කඩදාසි පැතුරුම්පතක් යනු ගණකාධිකාරීන් භාවිත කළ පේළි සහ තීරු ඉරි ගැසූ විශාල පත්‍රයකි. විද්‍යුත් පැතුරුම්පතක් පරිගණකයේ එයම කරයි, නමුත් ගණනය කිරීම, sort කිරීම, ප්‍රස්තාර ඇඳීම සහ ස්වයංක්‍රීයව නැවත ගණනය කළ හැක. එක් ගොනුවක් workbook ලෙසත්, එහි ඇති සෑම පිටුවක්ම worksheet (sheet) ලෙසත් හැඳින්වේ.

MS ExcelMS Excel

Part of Microsoft 365; file type .xlsx.Microsoft 365 හි කොටසකි; ගොනු වර්ගය .xlsx.

LibreOffice CalcLibreOffice Calc

Free and open source; file type .ods.නොමිලේ සහ විවෘත කේත; ගොනු වර්ගය .ods.

Google SheetsGoogle Sheets

Free, runs in a web browser and saves to Google Drive.නොමිලේ, web browser එකේ ධාවනය වී Google Drive හි සුරැකේ.

Excel for the webExcel for the web

Online Excel in a browser, saved to OneDrive.Browser එකේ online Excel, OneDrive හි සුරැකේ.

2. Functions (uses) of a spreadsheet2. පැතුරුම්පතක කාර්යයන් (භාවිත)

Calculations with formulas and functions, e.g. totals and averages of marks.සූත්‍ර සහ functions සමඟ ගණනය කිරීම්, උදා ලකුණුවල එකතුව සහ සාමාන්‍යය.
Automatic recalculation when data changes.දත්ත වෙනස් වූ විට ස්වයංක්‍රීය නැවත ගණනය.
Charts (column, bar, line, pie) to show data as pictures.දත්ත රූප ලෙස පෙන්වීමට ප්‍රස්තාර (column, bar, line, pie).
Sorting and filtering lists, e.g. rank students by total.ලැයිස්තු sort සහ filter කිරීම, උදා එකතුව අනුව සිසුන් පෙළගැස්වීම.
Simple statistics: SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT.සරල සංඛ්‍යානය: SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT.
Storing and formatting tables: shop bills in Rs., attendance, rainfall records.වගු ගබඩා කිරීම සහ හැඩගැන්වීම: Rs. වලින් කඩ බිල්, පැමිණීම, වර්ෂාපතන වාර්තා.

Useභාවිතය	Sri Lankan exampleශ්‍රී ලාංකීය උදාහරණය
Schoolපාසල	Term test mark sheet, averages and class rankවාර විභාග ලකුණු පත්‍රය, සාමාන්‍ය සහ පන්ති ස්ථානය
Shopකඩය	Bill: Qty × Price in Rs., total and discountබිල: Qty × මිල Rs., එකතුව සහ වට්ටම
Weatherකාලගුණය	Monthly rainfall in Colombo in mm, with a chartකොළඹ මාසික වර්ෂාපතනය mm වලින්, ප්‍රස්තාරයක් සමඟ
Homeනිවස	Electricity units and family budgetවිදුලි ඒකක සහ පවුලේ අයවැය

3. The spreadsheet window (GUI)3. පැතුරුම්පත් කවුළුව (GUI)

Excel window. F3 is the active cell; its formula is shown in the formula bar and its address in the Name Box. The status bar shows Sum 353, Average 88.25 and Count 4 for the selected cells B3:E3.Excel කවුළුව. F3 active cell එකයි; එහි සූත්‍රය formula bar හි සහ ලිපිනය Name Box හි පෙනේ. තෝරාගත් B3:E3 cells සඳහා status bar හි Sum 353, Average 88.25, Count 4 පෙනේ.

Partකොටස	What it doesකාර්යය
Title barTitle bar	Shows the workbook name, e.g. Marks.xlsxWorkbook නම පෙන්වයි, උදා Marks.xlsx
Ribbon and tabsRibbon සහ tabs	Commands in tabs (Home, Insert, Formulas, Data…) and groupsTabs (Home, Insert, Formulas, Data…) සහ groups තුළ විධාන
Name BoxName Box	Shows the address of the active cell (F3); type an address to jump to itActive cell ලිපිනය (F3) පෙන්වයි; ලිපිනයක් type කර එතැනට යා හැක
Formula bar (fx)Formula bar (fx)	Shows and edits the content or formula of the active cellActive cell හි අන්තර්ගතය හෝ සූත්‍රය පෙන්වා සංස්කරණය කරයි
Column headingsතීරු ශීර්ෂ	Letters A, B, C… at the topඉහළ ඇති අකුරු A, B, C…
Row headingsපේළි ශීර්ෂ	Numbers 1, 2, 3… on the leftවම් පස ඇති අංක 1, 2, 3…
Cell / active cellCell / active cell	Box where a row and a column meet; the active cell has a thick borderපේළියක් සහ තීරුවක් හමුවන කොටුව; active cell හි ඝන මායිමක් ඇත
Sheet tabsSheet tabs	Switch between worksheets; ⊕ adds a new sheetWorksheets අතර මාරු වේ; ⊕ නව sheet එකක් එක් කරයි
Status barStatus bar	Shows Ready/Enter mode and quick Sum, Average, Count of the selectionReady/Enter mode සහ තේරීමේ ඉක්මන් Sum, Average, Count පෙන්වයි

💡 In LibreOffice Calc the Name Box is called the Name Box too, and the formula bar has Σ and = buttons. Google Sheets shows the active cell address at the left of the fx bar.LibreOffice Calc හි ද Name Box ඇති අතර formula bar හි Σ සහ = බොත්තම් ඇත. Google Sheets fx bar එකේ වම් පස active cell ලිපිනය පෙන්වයි.

4. 2026 update: cloud, co-authoring and AI4. 2026 යාවත්කාලීනය: cloud, co-authoring සහ AI

NEW 20262026 නව Co-authoring: in Google Sheets and Excel for the web several students can edit the same sheet at once; coloured cursors show who is where, and Version history brings back older copies.Co-authoring: Google Sheets සහ Excel for the web හි සිසුන් කිහිප දෙනෙකුට එකවර එකම sheet එක සංස්කරණය කළ හැක; වර්ණ cursors කවුරු කොහේදැයි පෙන්වයි, Version history පැරණි පිටපත් ලබා දෙයි.

NEW 20262026 නව Copilot in Excel / Analyze Data / Explore in Sheets can suggest formulas and charts. Use them responsibly: check every answer with your own formula, never paste private data (NIC numbers, phone numbers, marks of others) and say when AI helped.Excel හි Copilot / Analyze Data / Sheets හි Explore සූත්‍ර සහ ප්‍රස්තාර යෝජනා කළ හැක. වගකීමෙන් භාවිත කරන්න: සෑම පිළිතුරක්ම ඔබේම සූත්‍රයකින් පරීක්ෂා කරන්න, පුද්ගලික දත්ත (NIC අංක, දුරකථන අංක, අන් අයගේ ලකුණු) කිසිවිට ඇතුළු නොකරන්න, AI උදව් කළ බව කියන්න.

Key Wordsප්‍රධාන පද

Spreadsheetපැතුරුම්පත

Software that stores data in rows and columns and calculates.දත්ත පේළි සහ තීරුවල ගබඩා කර ගණනය කරන මෘදුකාංගය.

WorkbookWorkbook

A spreadsheet file containing one or more worksheets.Worksheets එකක් හෝ කිහිපයක් ඇති පැතුරුම්පත් ගොනුව.

WorksheetWorksheet

One sheet (page) of rows and columns in a workbook.Workbook එකක පේළි සහ තීරු සහිත එක් පිටුවක්.

RibbonRibbon

Band of tabs and command groups at the top.ඉහළ ඇති tabs සහ විධාන groups පටිය.

Name BoxName Box

Box showing the address of the active cell.Active cell ලිපිනය පෙන්වන කොටුව.

Formula barFormula bar

Bar that shows and edits the content of the active cell.Active cell හි අන්තර්ගතය පෙන්වා සංස්කරණය කරන තීරුව.

Column headingතීරු ශීර්ෂය

Letter at the top of a column (A, B, C…).තීරුවක ඉහළ ඇති අකුර (A, B, C…).

Row headingපේළි ශීර්ෂය

Number at the left of a row (1, 2, 3…).පේළියක වම් පස ඇති අංකය (1, 2, 3…).

Active cellActive cell

The selected cell with a thick border, ready for input.ආදානය සඳහා සූදානම් ඝන මායිම් සහිත තෝරාගත් cell එක.

Sheet tabSheet tab

Tab at the bottom used to switch worksheets.Worksheets මාරු කිරීමට පහළ ඇති tab එක.

Status barStatus bar

Bottom bar showing mode and quick Sum/Average/Count.Mode සහ ඉක්මන් Sum/Average/Count පෙන්වන පහළ තීරුව.

Co-authoringCo-authoring

Several people editing the same online sheet at once.කිහිප දෙනෙකු එකවර එකම online sheet එක සංස්කරණය කිරීම.

Sample Q&Aආදර්ශ ප්‍රශ්න සහ පිළිතුරු

1What is an electronic spreadsheet?විද්‍යුත් පැතුරුම්පතක් යනු කුමක්ද?

Answerපිළිතුර: Application software that stores data in rows and columns and performs calculations automatically.දත්ත පේළි සහ තීරුවල ගබඩා කර ස්වයංක්‍රීයව ගණනය කරන යෙදුම් මෘදුකාංගයකි.

2Name three spreadsheet programs.පැතුරුම්පත් මෘදුකාංග තුනක් නම් කරන්න.

Answerපිළිතුර: MS Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets.MS Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets.

3What is the difference between a workbook and a worksheet?Workbook සහ worksheet අතර වෙනස කුමක්ද?

Answerපිළිතුර: A workbook is the whole file; a worksheet is one sheet inside it.Workbook යනු මුළු ගොනුවයි; worksheet යනු එහි ඇති එක් sheet එකකි.

4What does the Name Box show?Name Box පෙන්වන්නේ කුමක්ද?

Answerපිළිතුර: The address of the active cell, e.g. F3.Active cell හි ලිපිනය, උදා F3.

5Give two functions of a spreadsheet.පැතුරුම්පතක කාර්යයන් දෙකක් දෙන්න.

Answerපිළිතුර: Any two: calculations, automatic recalculation, charts, sorting/filtering, statistics.ඕනෑම දෙකක්: ගණනය, ස්වයංක්‍රීය නැවත ගණනය, ප්‍රස්තාර, sort/filter, සංඛ්‍යානය.

6What should you do before using a Copilot-suggested formula?Copilot යෝජිත සූත්‍රයක් භාවිතයට පෙර කළ යුත්තේ කුමක්ද?

Answerපිළිතුර: Check it gives the right answer with a simple test, and do not share private data.සරල පරීක්ෂාවකින් නිවැරදි පිළිතුර දෙනදැයි බලන්න, පුද්ගලික දත්ත බෙදා නොගන්න.

MCQබහුවරණ ප්‍රශ්න

Choose the correct answer for each question.සෑම ප්‍රශ්නයකටම නිවැරදි පිළිතුර තෝරන්න.

Scoreලකුණු: 0 / 15

1Which of these is a spreadsheet program?මේවායින් පැතුරුම්පත් මෘදුකාංගයක් කුමක්ද?

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A

Calc is the spreadsheet.Calc පැතුරුම්පතයි.

2A spreadsheet file is called a…පැතුරුම්පත් ගොනුවක් හැඳින්වෙන්නේ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C

File = workbook.ගොනුව = workbook.

3The box that shows the address of the active cell is the…Active cell ලිපිනය පෙන්වන කොටුව…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C

Name Box.Name Box.

4The formula of the active cell is shown in the…Active cell හි සූත්‍රය පෙන්වන්නේ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A

fx bar.fx bar.

5Column headings in a worksheet are…Worksheet එකක තීරු ශීර්ෂ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B

Columns = letters.තීරු = අකුරු.

6Row headings are…පේළි ශීර්ෂ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: D

Rows = numbers.පේළි = අංක.

7Selecting B3:E3 (values 88, 91, 79, 95), the status bar Sum shows…B3:E3 (88, 91, 79, 95) තෝරූ විට status bar Sum පෙන්වන්නේ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C

88+91+79+95 = 353.88+91+79+95 = 353.

8Sheet tabs are used to…Sheet tabs භාවිත කරන්නේ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B

Bottom tabs.පහළ tabs.

9The default file type of LibreOffice Calc is…LibreOffice Calc හි පෙරනිමි ගොනු වර්ගය…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A

OpenDocument Spreadsheet.OpenDocument Spreadsheet.

10MS Excel saves workbooks as…MS Excel workbooks සුරකින්නේ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C

.xlsx..xlsx.

11When a value changes, formulas that use it…අගයක් වෙනස් වූ විට එය භාවිත කරන සූත්‍ර…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: D

Automatic recalculation.ස්වයංක්‍රීය නැවත ගණනය.

12Which is NOT a usual function of a spreadsheet?පැතුරුම්පතක සාමාන්‍ය කාර්යයක් නොවන්නේ කුමක්ද?

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A

Video is not a spreadsheet job.වීඩියෝ පැතුරුම්පත් කාර්යයක් නොවේ.

13Several students editing one Google Sheet at the same time is…සිසුන් කිහිප දෙනෙකු එකවර එක් Google Sheet එකක් සංස්කරණය කිරීම…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B

Co-authoring.Co-authoring.

14Responsible use of Copilot/Analyze Data means…Copilot/Analyze Data වගකීමෙන් භාවිතය යනු…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: D

Check and protect privacy.පරීක්ෂා කර පෞද්ගලිකත්වය රකින්න.

15Google Sheets files are saved in…Google Sheets ගොනු සුරැකෙන්නේ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B

Cloud storage.Cloud ගබඩාව.

MCQ answer keyMCQ පිළිතුරු

A – Calc is the spreadsheet.Calc පැතුරුම්පතයි.
C – File = workbook.ගොනුව = workbook.
C – Name Box.Name Box.
A – fx bar.fx bar.
B – Columns = letters.තීරු = අකුරු.
D – Rows = numbers.පේළි = අංක.
C – 88+91+79+95 = 353.88+91+79+95 = 353.
B – Bottom tabs.පහළ tabs.
A – OpenDocument Spreadsheet.OpenDocument Spreadsheet.
C – .xlsx..xlsx.
D – Automatic recalculation.ස්වයංක්‍රීය නැවත ගණනය.
A – Video is not a spreadsheet job.වීඩියෝ පැතුරුම්පත් කාර්යයක් නොවේ.
B – Co-authoring.Co-authoring.
D – Check and protect privacy.පරීක්ෂා කර පෞද්ගලිකත්වය රකින්න.
B – Cloud storage.Cloud ගබඩාව.

Structured Questionsව්‍යුහගත ප්‍රශ්න

1(i) Define an electronic spreadsheet. (2 marks)
(ii) Name two spreadsheet programs. (2 marks)(i) විද්‍යුත් පැතුරුම්පතක් අර්ථ දක්වන්න. (ලකුණු 2)
(ii) පැතුරුම්පත් මෘදුකාංග දෙකක් නම් කරන්න. (ලකුණු 2) (4 marksලකුණු 4)