Word Processing Software: Features and GUI

6.1 Word Processing Software: Features and the GUIවදන සැකසුම් මෘදුකාංග: විශේෂාංග සහ GUI

G.C.E. O/L Grade 10 ICT · Lesson 6G.C.E. O/L ICT · 10 ශ්‍රේණිය · පාඩම 6

Prints all tabs in the language you are reading. Use “Save as PDF” in the print window to keep a copy.ඔබ කියවන භාෂාවෙන් සියලු tabs මුද්‍රණය වේ. පිටපතක් තියාගන්න print window එකේ “Save as PDF” තෝරන්න.

🎬Video coming soon in this language. Switch language to watch the other video.මේ භාෂාවෙන් වීඩියෝව ඉක්මනින් එනවා. අනෙක් වීඩියෝව බලන්න භාෂාව මාරු කරන්න.

In this videoමේ වීඩියෝවේ

A word processor creates, edits, formats, saves and prints documents.වදන සකසනය ලේඛන සාදයි, සංස්කරණය කරයි, හැඩගන්වයි, සුරකියි, මුද්‍රණය කරයි.
Examples: MS Word, LibreOffice Writer, Google Docs.උදා: MS Word, LibreOffice Writer, Google Docs.
GUI: title bar, Quick Access Toolbar, ribbon, tabs, groups.GUI: title bar, Quick Access Toolbar, ribbon, tabs, groups.
Rulers, status bar, zoom and views.Rulers, status bar, zoom සහ views.
Collaboration, Track Changes and responsible AI use.සහයෝගීතාව, Track Changes සහ වගකිවයුතු AI භාවිතය.

MS WordWriterGoogle DocsRibbonStatus barCtrl+BCopilot

Notesසටහන්

A word processor is application software used to create, edit, format, save and print text documents such as letters, reports, CVs, notices and assignments. Popular examples are Microsoft Word (part of Microsoft 365), LibreOffice Writer (free and open source) and Google Docs (online, in a web browser). In this note you will learn what word processing is, its main features, and the parts of the word processor window (GUI): title bar, quick access toolbar, ribbon, tabs, groups, rulers, status bar, zoom and views.වදන සකසනය (word processor) යනු ලිපි, වාර්තා, CV, දැන්වීම් සහ පැවරුම් වැනි පෙළ ලේඛන සෑදීම, සංස්කරණය, හැඩගැන්වීම, සුරැකීම සහ මුද්‍රණය සඳහා භාවිත කරන යෙදුම් මෘදුකාංගයකි. ජනප්‍රිය උදාහරණ Microsoft Word (Microsoft 365 හි කොටසක්), LibreOffice Writer (නොමිලේ, විවෘත කේත) සහ Google Docs (web browser එකක online) වේ. මෙම සටහනෙන් වදන සැකසුම යනු කුමක්ද, එහි ප්‍රධාන විශේෂාංග, සහ වදන සකසන කවුළුවේ (GUI) කොටස් වන title bar, quick access toolbar, ribbon, tabs, groups, rulers, status bar, zoom සහ views ඉගෙන ගනිමු.

1. What is word processing?1. වදන සැකසුම යනු කුමක්ද?

Word processing means using a computer to type, edit, format, store and print text. Unlike a typewriter, you can fix mistakes, move text and change its look before printing, and save the file to use again.වදන සැකසුම යනු පරිගණකයක් භාවිතයෙන් පෙළ type කිරීම, සංස්කරණය, හැඩගැන්වීම, ගබඩා කිරීම සහ මුද්‍රණය කිරීමයි. යතුරු ලියනයක මෙන් නොව, මුද්‍රණයට පෙර වැරදි නිවැරදි කිරීමට, පෙළ ගෙන යාමට සහ පෙනුම වෙනස් කිරීමට සහ ගොනුව නැවත භාවිතයට සුරැකීමට හැක.

Softwareමෘදුකාංගය	Typeවර්ගය	Where it runsධාවනය වන තැන
Microsoft WordMicrosoft Word	Proprietary (Microsoft 365 subscription)හිමිකාර (Microsoft 365 දායකත්වය)	Windows, macOS, web, phoneWindows, macOS, web, දුරකථන
LibreOffice WriterLibreOffice Writer	Free and open sourceනොමිලේ සහ විවෘත කේත	Windows, macOS, LinuxWindows, macOS, Linux
Google DocsGoogle Docs	Free online (Google account)නොමිලේ online (Google ගිණුම)	Web browser, phone appWeb browser, දුරකථන යෙදුම

2. Functions and features2. කාර්යයන් සහ විශේෂාංග

Enter and edit textපෙළ ඇතුළත් කිරීම සහ සංස්කරණය

Type, delete, insert, copy, cut and paste text; Undo mistakes.පෙළ type, delete, insert, copy, cut, paste කිරීම; වැරදි Undo කිරීම.

Formatහැඩගැන්වීම

Change font, size, colour, alignment, spacing, bullets.Font, ප්‍රමාණය, වර්ණය, පෙළගැස්ම, පරතරය, bullets වෙනස් කිරීම.

Insert objectsවස්තු ඇතුළු කිරීම

Pictures, shapes, tables, charts, headers, footers, page numbers.පින්තූර, හැඩ, වගු, ප්‍රස්තාර, ශීර්ෂක, පාදක, පිටු අංක.

Proofingසෝදුපත් බැලීම

Spelling and grammar check, thesaurus, word count.අක්ෂර වින්‍යාස සහ ව්‍යාකරණ පරීක්ෂාව, thesaurus, word count.

Save and shareසුරැකීම සහ බෙදාගැනීම

Save in many formats (.docx, .odt, .pdf), cloud saving, share links.බොහෝ ආකෘතිවලින් (.docx, .odt, .pdf) සුරැකීම, cloud සුරැකීම, share links.

Print and Mail Mergeමුද්‍රණය සහ Mail Merge

Page setup, print preview, printing; personalised letters by Mail Merge.පිටු සැකසුම, print preview, මුද්‍රණය; Mail Merge මගින් පුද්ගලීකරණය කළ ලිපි.

WYSIWYG (What You See Is What You Get): the document on the screen looks the same as the printed page.WYSIWYG (ඔබ දකින දේ ඔබට ලැබේ): තිරයේ ලේඛනය මුද්‍රිත පිටුව මෙන්ම පෙනේ.

3. The word processor window (GUI)3. වදන සකසන කවුළුව (GUI)

Parts of the Microsoft Word window. LibreOffice Writer and Google Docs have similar parts (Google Docs uses menus and a toolbar instead of a ribbon).Microsoft Word කවුළුවේ කොටස්. LibreOffice Writer සහ Google Docs හි ද සමාන කොටස් ඇත (Google Docs ribbon වෙනුවට menus සහ toolbar එකක් භාවිත කරයි).

Partකොටස	What it doesකරන දේ
Title barTitle bar	Shows the document name and program name, e.g. Report.docx – Word.ලේඛනයේ නම සහ වැඩසටහනේ නම පෙන්වයි, උදා: Report.docx – Word.
Quick Access ToolbarQuick Access Toolbar	Small toolbar with common buttons: Save, Undo, Redo. You can add more.පොදු බොත්තම් ඇති කුඩා toolbar: Save, Undo, Redo. තවත් එක් කළ හැක.
RibbonRibbon	The wide strip of commands below the title bar.Title bar එකට පහළින් ඇති විධාන තීරුව.
TabsTabs	Pages of the ribbon: File, Home, Insert, Layout, References, Mailings, Review, View.Ribbon හි පිටු: File, Home, Insert, Layout, References, Mailings, Review, View.
GroupsGroups	Related commands inside a tab, e.g. Font, Paragraph and Styles groups on the Home tab.Tab එකක් තුළ ඇති සම්බන්ධ විධාන, උදා: Home tab හි Font, Paragraph, Styles groups.
RulersRulers	Horizontal and vertical scales to set margins, indents and tab stops.Margins, indents සහ tab stops සැකසීමට තිරස් සහ සිරස් පරිමාණ.
Document areaලේඛන ප්‍රදේශය	The white page where you type. The blinking line is the cursor (insertion point).ඔබ type කරන සුදු පිටුව. දිලිසෙන රේඛාව cursor (insertion point) යි.
Status barStatus bar	Bottom bar: page number, word count, language, spelling status.පහළ තීරුව: පිටු අංකය, වචන ගණන, භාෂාව, අක්ෂර වින්‍යාස තත්ත්වය.
ZoomZoom	Slider to make the page look bigger or smaller (e.g. 100%). It does not change the printed size.පිටුව විශාල/කුඩා ලෙස පෙන්වීමට slider (උදා 100%). මුද්‍රිත ප්‍රමාණය වෙනස් නොකරයි.
ViewsViews	Ways to see the document: Print Layout, Read Mode, Web Layout, Outline, Draft.ලේඛනය බලන ක්‍රම: Print Layout, Read Mode, Web Layout, Outline, Draft.

💡 Exam tip: Zoom only changes how big the page looks on screen – the font size and printout stay the same.විභාග ඉඟිය: Zoom මගින් තිරයේ පිටුව පෙනෙන ප්‍රමාණය පමණක් වෙනස් වේ – font ප්‍රමාණය සහ මුද්‍රණය එලෙසම පවතී.

4. Useful keyboard shortcuts4. ප්‍රයෝජනවත් යතුරුපුවරු කෙටිමං

Shortcutකෙටිමඟ	Actionක්‍රියාව	Shortcutකෙටිමඟ	Actionක්‍රියාව
Ctrl+BCtrl+B	Boldතද අකුරු	Ctrl+ZCtrl+Z	UndoUndo (අහෝසි)
Ctrl+ICtrl+I	Italicඇල අකුරු	Ctrl+YCtrl+Y	RedoRedo (නැවත)
Ctrl+UCtrl+U	Underlineයටි ඉර	Ctrl+SCtrl+S	Saveසුරකින්න
Ctrl+CCtrl+C	Copyපිටපත් කරන්න	Ctrl+PCtrl+P	Printමුද්‍රණය
Ctrl+XCtrl+X	Cutකපන්න	Ctrl+FCtrl+F	Findසොයන්න
Ctrl+VCtrl+V	Pasteඅලවන්න	Ctrl+HCtrl+H	Replaceප්‍රතිස්ථාපනය

💡 On a Mac use Cmd (⌘) instead of Ctrl. Google Docs and LibreOffice Writer use the same shortcuts.Mac හි Ctrl වෙනුවට Cmd (⌘) භාවිත කරන්න. Google Docs සහ LibreOffice Writer ද එම කෙටිමං භාවිත කරයි.

5. New in 2026: cloud, collaboration and AI5. 2026 නව: cloud, සහයෝගීතාව සහ AI

NEW 20262026 නව Microsoft 365 Copilot, Gemini in Google Docs and other AI writing assistants can draft, summarise or rewrite text. Use them responsibly: check facts, do not copy AI text as your own homework, do not paste personal data, and say when you used AI.Microsoft 365 Copilot, Google Docs හි Gemini සහ අනෙකුත් AI ලිවීමේ සහායකයින් පෙළ කෙටුම්පත් කිරීම, සාරාංශ කිරීම හෝ නැවත ලිවීම කළ හැක. ඒවා වගකීමෙන් භාවිත කරන්න: කරුණු පරීක්ෂා කරන්න, AI පෙළ ඔබේ ගෙදර වැඩ ලෙස පිටපත් නොකරන්න, පුද්ගලික දත්ත paste නොකරන්න, සහ AI භාවිත කළ බව කියන්න.

Real-time collaboration: several people edit the same document at the same time (Google Docs, Word for the web). Click Share to invite others.තත්‍ය කාලීන සහයෝගීතාව: කිහිප දෙනෙකු එකම ලේඛනය එකවර සංස්කරණය කරයි (Google Docs, Word for the web). අන් අයට ආරාධනා කිරීමට Share click කරන්න.
Comments: add notes in the margin without changing the text (Review → New Comment).Comments: පෙළ වෙනස් නොකර margin එකේ සටහන් එක් කිරීම (Review → New Comment).
Track Changes: records every insertion and deletion so the owner can Accept or Reject them (Google Docs: Suggesting mode).Track Changes: සෑම ඇතුළත් කිරීමක් සහ මකාදැමීමක්ම සටහන් කරයි, හිමිකරුට Accept හෝ Reject කළ හැක (Google Docs: Suggesting mode).
Version history: go back to an older copy of the document.Version history: ලේඛනයේ පැරණි පිටපතකට ආපසු යාම.

Key Wordsප්‍රධාන පද

Word processorවදන සකසනය

Application software to create, edit, format, save and print text documents.පෙළ ලේඛන සෑදීම, සංස්කරණය, හැඩගැන්වීම, සුරැකීම සහ මුද්‍රණය සඳහා යෙදුම් මෘදුකාංගය.

WYSIWYGWYSIWYG

What You See Is What You Get – the screen looks like the printout.ඔබ දකින දේ ඔබට ලැබේ – තිරය මුද්‍රණය මෙන් පෙනේ.

Title barTitle bar

Top bar showing the document and program name.ලේඛනයේ සහ වැඩසටහනේ නම පෙන්වන ඉහළ තීරුව.

Quick Access ToolbarQuick Access Toolbar

Small customisable toolbar with Save, Undo and Redo.Save, Undo, Redo ඇති අභිරුචිකරණය කළ හැකි කුඩා toolbar.

RibbonRibbon

Strip of commands arranged in tabs and groups.Tabs සහ groups වලට සකස් කළ විධාන තීරුව.

TabTab

A page of the ribbon such as Home, Insert or Layout.Home, Insert, Layout වැනි ribbon හි පිටුවක්.

GroupGroup

A set of related commands in a tab, e.g. Font group.Tab එකක සම්බන්ධ විධාන කට්ටලයක්, උදා Font group.

RulerRuler

Scale used to set margins, indents and tab stops.Margins, indents, tab stops සැකසීමට පරිමාණය.

Status barStatus bar

Bottom bar showing page number, word count and language.පිටු අංකය, වචන ගණන, භාෂාව පෙන්වන පහළ තීරුව.

ZoomZoom

Makes the page look bigger or smaller on screen only.පිටුව තිරයේ පමණක් විශාල/කුඩා ලෙස පෙන්වයි.

Track ChangesTrack Changes

Records edits so they can be accepted or rejected.සංස්කරණ සටහන් කර accept/reject කිරීමට ඉඩ දෙයි.

CursorCursor

Blinking line showing where the next character will appear.ඊළඟ අක්ෂරය දිස්වන තැන පෙන්වන දිලිසෙන රේඛාව.

Sample Q&Aආදර්ශ ප්‍රශ්න සහ පිළිතුරු

1What is a word processor? Name two examples.වදන සකසනයක් යනු කුමක්ද? උදාහරණ දෙකක් නම් කරන්න.

Answerපිළිතුර: Application software for creating, editing, formatting, saving and printing text documents. E.g. Microsoft Word, LibreOffice Writer, Google Docs.පෙළ ලේඛන සෑදීම, සංස්කරණය, හැඩගැන්වීම, සුරැකීම, මුද්‍රණය සඳහා යෙදුම් මෘදුකාංගයකි. උදා: Microsoft Word, LibreOffice Writer, Google Docs.

2What is the difference between a tab and a group?Tab සහ group අතර වෙනස කුමක්ද?

Answerපිළිතුර: A tab is a page of the ribbon (e.g. Home); a group is a set of related commands inside a tab (e.g. Font group).Tab යනු ribbon හි පිටුවකි (උදා Home); group යනු tab එකක් තුළ ඇති සම්බන්ධ විධාන කට්ටලයකි (උදා Font group).

3What does the status bar show?Status bar පෙන්වන්නේ කුමක්ද?

Answerපිළිතුර: Page number (Page 1 of 2), word count, language, and in Word the views and zoom slider.පිටු අංකය (Page 1 of 2), වචන ගණන, භාෂාව, සහ Word හි views සහ zoom slider.

4Does zooming to 200% make the printed text bigger?200% ට zoom කිරීමෙන් මුද්‍රිත පෙළ විශාල වේද?

Answerපිළිතුර: No. Zoom only changes how the page looks on screen; the printout stays the same.නැත. Zoom මගින් තිරයේ පෙනුම පමණක් වෙනස් වේ; මුද්‍රණය එලෙසම පවතී.

5Give two benefits of real-time collaboration.තත්‍ය කාලීන සහයෝගීතාවේ වාසි දෙකක් දෙන්න.

Answerපිළිතුර: Group members can edit together from different places; there is one up-to-date copy, with comments and version history.කණ්ඩායම් සාමාජිකයින්ට විවිධ ස්ථානවල සිට එකට සංස්කරණය කළ හැක; එක් යාවත්කාලීන පිටපතක් ඇත, comments සහ version history සමඟ.

6State two rules for using an AI writing assistant responsibly.AI ලිවීමේ සහායකයෙකු වගකීමෙන් භාවිත කිරීමේ නීති දෙකක් සඳහන් කරන්න.

Answerපිළිතුර: Check facts because AI can be wrong; do not submit AI text as your own work; do not paste personal data; say that you used AI.AI වැරදි විය හැකි නිසා කරුණු පරීක්ෂා කරන්න; AI පෙළ ඔබේ වැඩ ලෙස ඉදිරිපත් නොකරන්න; පුද්ගලික දත්ත paste නොකරන්න; AI භාවිත කළ බව කියන්න.

MCQබහුවරණ ප්‍රශ්න

Choose the correct answer for each question.සෑම ප්‍රශ්නයකටම නිවැරදි පිළිතුර තෝරන්න.

Scoreලකුණු: 0 / 12

1Which of these is a word processor?මේවායින් වදන සකසනය කුමක්ද?

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C

Writer is LibreOffice’s word processor.Writer යනු LibreOffice හි වදන සකසනයයි.

2Which word processor runs in a web browser and is free with a Google account?Web browser එකක ධාවනය වන, Google ගිණුමක් සමඟ නොමිලේ ලැබෙන වදන සකසනය කුමක්ද?

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B

Google Docs is online.Google Docs online වේ.

3The bar that shows ‘Report.docx – Word’ is the…‘Report.docx – Word’ පෙන්වන තීරුව…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A

The title bar shows the file and program name.Title bar ගොනුවේ සහ වැඩසටහනේ නම පෙන්වයි.

4Save, Undo and Redo buttons are usually on the…Save, Undo, Redo බොත්තම් සාමාන්‍යයෙන් ඇත්තේ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: D

The QAT holds common commands.QAT පොදු විධාන දරයි.

5Font, Paragraph and Styles are examples of…Font, Paragraph, Styles යනු…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B

They are groups inside the Home tab.ඒවා Home tab තුළ groups වේ.

6Which part shows the word count?වචන ගණන පෙන්වන කොටස කුමක්ද?

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: D

Bottom status bar: Page 1 of 2, 245 words.පහළ status bar: Page 1 of 2, 245 words.

7Margins and indents can be changed by dragging markers on the…Markers ඇදීමෙන් margins සහ indents වෙනස් කළ හැක්කේ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A

The ruler has margin and indent markers.Ruler හි margin සහ indent markers ඇත.

8Changing zoom from 100% to 150% will…Zoom 100% සිට 150% දක්වා වෙනස් කිරීම…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: A

Zoom is a display setting.Zoom යනු පෙන්වීමේ සැකසුමකි.

9Which shortcut makes selected text italic?තෝරාගත් පෙළ ඇල කරන කෙටිමඟ කුමක්ද?

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C

I = Italic.I = Italic.

10Ctrl+Z is used to…Ctrl+Z භාවිත කරන්නේ…

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: B

Ctrl+Z Undo, Ctrl+Y Redo.Ctrl+Z Undo, Ctrl+Y Redo.

11Which feature lets a teacher see and Accept or Reject a student’s edits?ශිෂ්‍යයෙකුගේ සංස්කරණ බලා Accept/Reject කිරීමට ගුරුවරයාට ඉඩ දෙන විශේෂාංගය කුමක්ද?

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: C

Track Changes records edits.Track Changes සංස්කරණ සටහන් කරයි.

12Which is the most responsible use of an AI writing assistant?AI ලිවීමේ සහායකයෙකුගේ වඩාත්ම වගකිවයුතු භාවිතය කුමක්ද?

✔ Correct!නිවැරදියි!✘ Not quite.වැරදියි. Correct answerනිවැරදි පිළිතුර: D

AI can be wrong; your work must be your own.AI වැරදි විය හැක; ඔබේ වැඩ ඔබේම විය යුතුය.

MCQ answer keyMCQ පිළිතුරු

C – Writer is LibreOffice’s word processor.Writer යනු LibreOffice හි වදන සකසනයයි.
B – Google Docs is online.Google Docs online වේ.
A – The title bar shows the file and program name.Title bar ගොනුවේ සහ වැඩසටහනේ නම පෙන්වයි.
D – The QAT holds common commands.QAT පොදු විධාන දරයි.
B – They are groups inside the Home tab.ඒවා Home tab තුළ groups වේ.
D – Bottom status bar: Page 1 of 2, 245 words.පහළ status bar: Page 1 of 2, 245 words.
A – The ruler has margin and indent markers.Ruler හි margin සහ indent markers ඇත.
A – Zoom is a display setting.Zoom යනු පෙන්වීමේ සැකසුමකි.
C – I = Italic.I = Italic.
B – Ctrl+Z Undo, Ctrl+Y Redo.Ctrl+Z Undo, Ctrl+Y Redo.
C – Track Changes records edits.Track Changes සංස්කරණ සටහන් කරයි.
D – AI can be wrong; your work must be your own.AI වැරදි විය හැක; ඔබේ වැඩ ඔබේම විය යුතුය.

Structured Questionsව්‍යුහගත ප්‍රශ්න

1(i) Define a word processor. (2 marks)
(ii) Name one proprietary and one free word processor. (2 marks)(i) වදන සකසනයක් අර්ථ දක්වන්න. (ලකුණු 2)
(ii) හිමිකාර එකක් සහ නොමිලේ එකක් නම් කරන්න. (ලකුණු 2) (4 marksලකුණු 4)